Grenzen van systemen

Volgens Jan in ‘t Veld (1925-2005) worden de grenzen van een systeem bepaald door het vaststellen van doel van het systeem. Het doel van een systeem wordt grotendeels bepaald door iets buiten het systeem. Systemen staan dan ook vrijwel nooit op zichzelf. In ‘t Veld spreekt dan ook over open systemen. Een open systeem maakt het onderdeel uit van een groter systeem (context). Eigenlijk zijn vrijwel alle systemen dus open systemen. Systeemgrenzen daarmee niet zomaar vanzelfsprekend. Een open systeem is dus niet een 100% zelfstandig systeem, maar een deelsysteem dat je voor praktische overwegingen als ‘
zelfstandig’ behandeld. Dit vereist echter dat je ook kennis moet nemen van  de context waarin de organisatie opereert, om vast te stellen welk srichtingsgevoelvolgensloesje
pecifiek doel of functie binnen die context wordt vereist. In de  complexe samenleving zoals de onze, is dat geen eenvoudige opgave.

Ook schrijft In ‘t Veld dat je complexe systemen kunt bekijken als een 
black box: je hoeft geen weet te hebben van de interne werking van een systeem om te achterhalen wat er in gaat, wat daar aan verandert, en wat er vervolgens uit het systeem rolt. Hij lijkt hiermee te suggereren dat je niet exact hoeft te weten hoe een organisatie van binnen werkt om haar (mogelijke) functie te achterhalen. Hij biedt interessante methodes om de systeemdoelen en functies te achterhalen, maar laat duidelijk merken dat hier veel keuzes mee gemoeid zijn, die niet altijd even makkelijk te maken zijn.

Omgevingsverandering is functieverandering

Doelen en functies van systemen worden telkens opnieuw vastgesteld, omdat de context waarin het systeem bestaat verandert. Als er iets in de samenhang van het ‘systeem’ verandert, intern of extern, dan verandert ook welke functies er worden vervult. Technische systemen veranderen wat minder snel van functie dan menselijke systemen zoals organisaties. Maar ook bijvoorbeeld een fotorolletje kan van gebruiksvoorwerp veranderen in museumstuk. Door de technologische veranderingen (in de omgeving), verandert de functie van het object. Het is al lastig om een doelstelling juist te formuleren. Nog lastiger is het om ook nog rekening te houden met een steeds veranderende context / omgeving en de doelstellingen steeds op het juiste moment aan te passen.


Het doel bepaalt het systeemGrensverandering

Je kan pas over een systeem spreken als het doel van de specifieke samenhang bepaald is, en je aan de hand daarvan de systeemgrenzen kan trekken. Kan je dat doel niet vaststellen, dan heb je ook geen criterium om het binnen van het buiten te scheiden. Als een producent bijvoorbeeld alleen tot doel heeft zijn producten te maken en te verkopen aan groothandelaren, dan valt de logistiek naar de klant toe niet binnen het systeem. Heeft hetzelfde bedrijf echter tot doel om zijn producten aan de eindgebruiker te verkopen en leveren, dan zal men dat stuk van de logistieke keten ook binnen het systeem moeten rekenen. Afhankelijk van het doel kunnen dus de systeemgrenzen ver
schuiven en kan de vereiste controle sfeer zich uitbreiden.
Als de context verandert, verandert dus ook het (mogelijke) doel of de functie van het systeem en dus ook mogelijk de grenzen van dat systeem. Het is echter niet vanzelfsprekend dat elke vorm van organisatie ook daadwerkelijk een doel nastreeft. Het risico is zelfs dat een onderzoeker zijn resultaten vertekent omdat zijn keuze om een bepaald doel te hanteren bepaald welke systeemgrenzen hij zal vinden (of andersom dat een keuze voor bepaalde systeemgrenzen bepaald welk doel of functie hij zal vinden). Wat is in werkelijkheid eerder; het systeem of haar doelen en functies? Deze vraag is niet makkelijk te beantwoorden. Maar is dat wel nodig?

Het systeem bepaalt het doel

Je kunt ook andersom stellen: Als onderzoeker / manager / adviseur ‘maak’ je een systeem: omdat je wilt dat het bepaalde doelen nastreeft en functies vervult. Nadat je voor een systeemdoel hebt gekozen, maak je de organisatie tot een gesloten systeem met een (of meerdere) vaste functie(s) – een black box.

fokke-en-sukkeSoms kan het nuttig zijn om je systeemgrenzen te verleggen omdat je dan beter de gewenste functie kan vervullen en kunt mee-veranderen met de organisatie context. Bijvoorbeeld omdat je een verantwoordelijkheid bent gaan voelen voor de distributie van groothandelaar naar de uiteindelijke klant. Dit maakt het dan mogelijk om te praten over wat er nodig is om een verzameling mensen en hulpmiddelen tot een systeem te maken en hoe de inrichting daarvan bepalend is voor de functie die het zal vervullen.


Het proces waarin je met mensen binnen en buiten het systeem op zoek gaat naar een gemeenschappelijk doel / functie van het systeem, maakt het mogelijk om tot een echt functievervullend systeem te maken. Alle personen die invloed hebben op dat systeem hebben natuurlijk wel een andere rol in het systeem. Aangezien geen enkel systeem 100% alle doelen van een stakeholder vervult, betekent dit dat personen ook doelen nastreven die niet exact kloppen met de doelen van dat systeem. In andere woorden:  stakeholders worden beïnvloed door elementen van buiten de systeemgrenzen. Invloeden van buiten het systeem hebben daarmee invloed op de werking en de effectiviteit van het systeem.

Kip of ei

Chicken-or-eggHet is samengevat niet eenvoudig om het doel of de systeemgrenzen in één keer goed te hebben. Beter is het om iteratief te spelen met de grenzen, doelen, functies en samenhang van een systeem en de omgeving. Een context diagram of netwerk diagram kan hier goed bij helpen. Maar dergelijk plaatje moet als doel hebben om te praten en te discussiëren. In de wereld van de techniek en zeker in de wereld

van aanbestedingsregels waarbij de scope van een opdracht vast ligt, lijkt deze ruimte er niet te zijn. Dat is jammer want door geen gesprek over grenzen en doelstellingen te hebben, worden kansen gemist om een systeem te creëren dat beter aan de doelstellingen voldoet.    

 

 

 

Bovenstaande tekst is geïnspireerd op een blogpost van Ydo organisatie-adviseurs, de originele tekst van staat hier.

Reageer hier op dit artikel!